Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное название организации, отпускающей товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.
Какие данные указывают в накладной ТОРГ-12
Унифицированная форма ТОРГ-12 и порядок её заполнения разработаны Постановлением Госкомстата от № 132. Товарная накладная содержит все необходимые для первичного документа реквизиты. Их список дан в статье 9 закона № 402-ФЗ.
Компании и ИП могут разработать и использовать вместо ТОРГ-12 свои бланки. Главное, чтобы в этих документах были все обязательные реквизиты «первички».
Обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в товарной накладной по форме ТОРГ-12:
- Данные о сторонах сделки — продавце и покупателе (в документе — грузоотправитель и грузополучатель). Указываются юридические и фактические адреса, номера телефонов, банковские реквизиты, а также коды деятельности по ОКПО и ОКВЭД.
- Основание для проведения сделки. Обычно речь идёт о договорах поставки и ему подобных соглашениях.
- Признаки и реквизиты самой товарной накладной ТОРГ-12 — её номер и дата заполнения. Согласно требованиям к оформлению, документ подлежит обязательной сквозной нумерации. Формат любой, удобный для бухгалтера.
- Данные о товарно-материальных ценностях. Указываются наименование, единицы измерения, количество, вес, стоимость. Кроме того, необходимо прописывать НДС, если он есть.
- Сведения о приложениях к накладной. Это могут быть паспорта, сертификаты, справки и другая сопроводительная документация.
- Подписи и печати сторон. Все подписи требуют расшифровки — указания Ф.И.О. ответственных лиц.
Как правильно заполнить товарную накладную на товар: оформление формы ТОРГ-12, образец заполнения в электронном виде
Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.
Чтобы составить двенадцатую форму документа в таком формате, необходимо осуществить переход на специализированный веб-сайт (сервис по обработке ТН) и приступить к заполнению документа. Последовательно ввести требуемую информацию о предстоящем перемещении позиций в предназначенные для этого ячейки. Когда все они будут заполнены, нужно сохранить форму, поставить соответствующую ЭП и отправить электронную версию покупателю. Если потребуется, сохраненную документацию можно распечатать в любое удобное время.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Как подписывать накладную
Заполненную ТОРГ-12 должны подписывать все уполномоченные лица со стороны поставщика и заказчика.
Бывают ситуации, когда груз самостоятельно забирает представитель покупателя по доверенности. В таких случаях в графе «Груз принял» вносятся сведения о лице, который забирает продукцию, и реквизиты основания — доверенности. В графе «Груз получил» расписывается сотрудник, ответственный за размещение продуктов на складе.
Если товарная накладная составлена и направлена заказчику в электронном виде, то обе стороны должны подписать ее цифровой подписью. Электронная ТОРГ-12 формируется в одном экземпляре, но в составе документа два файла. Один создается со стороны покупателя, другой — со стороны поставщика.
Электронную накладную можно направить в территориальную Федеральную налоговую службу в XML-формате по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ подписывает руководитель, главный бухгалтер и иные ответственные лица.
Под накладной, которая составляется в бумажной форме, проставляется пять подписей:
- В графе «Груз получил» ставит свою подпись уполномоченное лицо заказчика. Право подписи закреплено в уставе организации или оформляется специальным приказом или доверенностью.
- Раздел «Груз принял» подписывает материально-ответственное лицо заказчика. В этой строке может расписываться и тот служащий, который непосредственно принимает товар. Если партию принимает руководитель, то доверенность не оформляется. Любой другой сотрудник может действовать только на основании доверенности.
- Со стороны поставщика ставятся три подписи: руководителя, бухгалтера и сотрудника, отвечающего за отгрузку товарно-материальных ценностей. Можно издать приказ, в котором будет закреплено право конкретного работника проставлять подпись от поставщика во всех трех разделах.
Печати ставятся обеими сторонами только в том случае, если они используются в учреждениях.
Что проверить при получении товара
Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:
- Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
- Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
- Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Как заполнять накладную ТОРГ-12?
В накладной формы ТОРГ-12 записывается следующая информация
- Информация об отправителе: наименование, адрес, телефон, факс, банк, структурное подразделение, код ОКПО, ОКДП.
- Информация о получателе: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о поставщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Информация о плательщике: наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты, код ОКПО.
- Реквизиты документов, являющихся основанием для отпуска и приемки товара: контракты, заказы на поставку.
- Номер и дата отгрузочных разнарядок.
- Элементы, относящиеся к товару: наименование, единица измерения, код ОКПО, вид упаковки, количество, смешанный вес и вес нетто, цена, НДС без НДС, соотношение и сумма НДС, сумма НДС.
- Информация о количестве товара и весе брутто товара.
- Информация о вложениях.
- Информация о документации, сопровождающей товар.
- Информация о лице, уполномочивающем и осуществляющем доставку и получение товара (имя, местонахождение), и о лице, чья подпись зарегистрирована на копии.
- Подпись главного бухгалтера отправителя.
- Печати отправителя и получателя.
Торг-12 код товара в графе 3
Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
- Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12 Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.
- Столбец 1 — № п/п, указывается порядковый номер товара.
- Столбец 2 — Наименование, указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
- Столбец 3 — Код, на практике не заполняется и ставится прочерк.
Всегда ли обязательна ТН
По правилам бухучета всякая торговая операция организации и ИП должна сопровождаться выпиской товарной накладной, причём неважно, насколько высокой ценой обладают передаваемые материальные ценности. Несмотря на это, многие не могут точно ответить, когда нужно заполнять накладную обязательно, ведь чаще всего покупателями выступают обычные граждане, которым эта бумага не нужна.
Совет. Во время оформления сделки с контрагентами, особенно когда речь идёт о крупной поставке, очень важно правильно составить все первичные документы, в том числе, ТН. Бумага поможет в будущем подтвердить расход перед налоговым органом, что позволит снизить налоговую нагрузку. Отсутствие ТН вызовет лишние вопросы, создаст ненужные проблемы.
Что касается расчётов с физическими лицами, то здесь применяется другой первичный документ – кассовый чек. Уже совсем скоро работать с контрольно-кассовой техникой придется всем предпринимателям, занятым в розничной торговле.
Товарно-транспортная накладная
Ещё одной важной сопроводительной бумагой торговой сделки является товарно-транспортная накладная (ТТН). Если передача материальных ценностей происходит не из рук в руки, а с применением транспортного средства, без ТТН не обойтись, она входит в пакет первичной документации наряду с ТН. Причём неважно, с помощью чьего транспорта осуществляется перевозка, поставщика, покупателя или постороннего транспортного предприятия.
Водитель каждого транспортного средства, участвующего в перевозке, должен иметь на руках свой экземпляр транспортной накладной на одну или несколько партий товара. Всего ТТН составляется в 3 одинаковых комплектах: для перевозчика, поставщика и покупателя. То же самое касается подписей уполномоченных лиц, к подписям сторон сделки добавляется подпись представителя перевозчика и самого водителя.
Как первичный документ, ТТН нужна:
- для подтверждения расхода на бензин;
- для легализации груза в случае возникновения вопросов от сотрудников ГИБДД;
- для подтверждения дохода от перевозки.
Общие условия к заполнению ТН
- Все разделы груза должны быть заполнены, если только раздел не помечен «(по необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или оснований для заполнения отдельных строк (столбцов) грузовой партии, они могут быть отмечены прочерком.
- Уплотнять груз не обязательно. Это не предусмотрено формой. Отсутствие печати на коносаменте не представляет налоговой опасности. Однако наличие печати не является ошибкой.
- Передача договора передачи может осуществляться путем оформления коносамента на бумажном носителе или в виде электронного счета-фактуры по форме Приложения N 4 Инструкции 2116.
- Груз подписывается отправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза на транспортное средство), получателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водитель не уполномочен действовать от имени двух сторон договора о передаче груза.
- Груз оформляется на бумаге в трех экземплярах (оригинал) для отправителя, получателя и перевозчика соответственно или составляется в виде электронной накладной.
- В соответствии с разделом 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», если отправление используется в качестве первичного учетного документа, составляется четвертый экземпляр (оригинал) бумажной накладной отправителя.
- Разделы 1 «отправитель», 1А «клиент передачи груза (при наличии)», 2 «получатель», 4 «грузовой документ» (при наличии), 6 «перевозчик», 7 «транспортное средство», 8 «подробная квитанция о приеме груза, указанная в», 9 «отчет» (при наличии), 12 «стоимость передачи груза (фиксированная плата) в рублях (при наличии)» для юридических лиц. При наличии)», для юридических лиц — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона- физических лиц — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или строка, номер, водительское удостоверение (для водителей), номер телефона. В разделе 8 «Загрузка форта», если лицо, выполнившее загрузку (лицо-владелец объекта инфраструктуры в пункте загрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Отправитель», следует указать только реквизиты документации. Должно быть указано только имя.
- Информация, которая должна быть указана в отношении документа (сопроводительного документа), включает автора документа, название документа, дату документа и номер автора.
- Если водитель и перевозчик заменяют транспортное средство, переданное водителю, перевозчик уведомляет договаривающуюся сторону договора о передаче о замене и причинах этого до выгрузки транспортного средства, если иное не указано в договоре о передаче. Грузы с дополнительной информацией об обмене информацией, предусмотренной в разделах 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство».
- В груз могут быть внесены изменения. По завершении печатной отправки груза, если она ошибочна, она исправляется следующим образом (ст. 9 Закона n 402-ФЗ, п., Флаг — Глава — Бухгалтерия-33): 1) ошибочная запись удаляется. строка в читаемом виде — 2) правильная регистрация — 3) сообщается об «исправлении» замечания и дате исправления — 4) исправление заверяется подписью лица, предъявившего претензию, со ссылкой на их. фамилию и их инициалы (и любой другой информацией, необходимой для идентификации этих лиц).
- Масса груза определяется путем: а) взвешивания (определения разности между массой транспортного средства после нагрузки и до нагрузки по общей массе или массе на основе веса) — б) геометрического расчета данных измерений по данным геометрического расчета данных измерений количества груза и (или) технической документации на это и (или) средств измерений в качестве средств измерений Средства измерений, прошедшие периодическую поверку в соответствии с федеральным законом «об обеспечении единства измерительных модулей», зарегистрированные как
Частые ошибки при заполнении
Самая распространенная ошибка — не печатать. Да, он не входит в перечень обязательных реквизитов по 402-ФЗ, и устанавливать его в большинстве случаев не нужно. Но в случае с ТОРГ-12 печать предусмотрена самим бланком, поэтому она должна присутствовать. Если его нет, то налоговые органы не могут принять к вычету НДС; это частая причина разногласий с налоговыми органами. Случай, когда печать не требуется: получатель принял товар по доверенности, заверенной печатью организации. Во избежание проблем приложите доверенность к счету и сохраните оба документа.
Вторая проблема – отсутствие чьей-либо подписи. Убедитесь, что все стороны подписали счет-фактуру. Если произойдет ограбление, будет сложно что-либо доказать и найти виновного. В такой ситуации уголовная ответственность может грозить как продавцу, так и грузополучателю.