Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Ошибка в сведениях по застрахованным лицам
Суть внесенных изменений в Инструкцию заключается в том, что страхователь может безболезненно исправить сведения в отношении тех работников, по которым был ранее представлен отчет.
Чем чреваты внесенные изменения на практике?
Обратите внимание!
Если фонд нашел ошибку в представленной отчетности и прислал страхователю уведомление, то в течение пяти дней страхователь может без штрафа исправить сведения в отношении тех работников, которые включены в уведомление. В этом случае страхователь должен подать «уточненку» в течение 5 дней со дня получения уведомления от ПФР об ошибках. Но «забытых» работников без штрафа исправить не получится.
На сегодняшний день судебная практика на стороне страхователей. И если страхователь подал дополняющие отчеты на «забытых» работников до момента обнаружения ПФР ошибок, штраф неправомерен (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.09.2018 г. №А23-1031/2018, АС Уральского округа от 09.08.2018 г. №А34-12550/2017 и от 01.08.2018 г. №А34-12432/2017).
Как отмечали судьи самостоятельное выявление страхователем ошибки, которая впоследствии была исправлена, до момента ее обнаружения ПФР, путем представления скорректированных сведений, свидетельствует о возможности в таком случае не применять к страхователю соответствующие финансовые санкции.
Отметим, что при вынесении решения, суды руководствовались «старой» редакцией Инструкции.
Таким образом, избежать штрафа возможно, если страхователь подал сведения на «лишних» сотрудников, а потом сдал уточненку с видом «отмн».
Переименование: заполнение СЗВ-ТД
Рассмотрим порядок внесения сведений в СЗВ-ТД — как заполнить переименование организации.
В отчете, как обычно, заполняются сведения о страхователе-работодателе (при этом указывается его новое наименование) и зарегистрированном лице (работнике), отчетный период (месяц и год).
Данные о переименовании отражают в основной таблице формы:
- в графу 1 вносится порядковый номер записи;
- графа 2 – дата изменения наименования (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
- графа 3 – указывается код события «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
- графа 4 – запись о том, что с соответствующей даты изменено наименование, при этом указывается и прежнее и новое название работодателя;
- графы 5, 6 – не заполняются;
- графа 7 – название документа, которым утверждено переименование (приказ, решение и т.д.);
- графа 8 – дата документа;
- графа 9 – номер документа о переименовании.
Как составить и сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД
Мы считаем, что нет. Так, например, при записи в бумажную трудовую книжку увольнения не вписывается с какой должности и подразделения увольняется сотрудник. Также правила проверки СЗВ-ТД содержат исключение: именно для увольнения заполненность трудовой функции не проверяется. Но в связи с массовыми обращениями пользователей по этому вопросу мы проводим дополнительные консультации с ПФР.
Изменять наименование основания увольнения принципиально, т.е. на другой пункт, не предполагается. Также не предполагается принципиально менять текст основания, вписывать в него пункт, часть, статью повторно. Сейчас использовать нестандартное наименование или текст можно, например:
- наименование: чтобы вывести его без сокращений в печатные формы серии «Т-…»
- текст: чтобы внести «косметические» изменения в стандартный текст основания, не меняя его смысл принципиально
Если в справочнике оснований увольнения вы не находите пункт, который считаете что должен там быть, обратитесь на линию технической поддержки.
Разберем актуальные вопросы, касающиеся порядка заполнения отчета СЗВ-ТД.
| Вопрос | Ответ |
| На какую из дат следует ориентироваться при включении события в отчет: издания приказа или вступления в силу кадрового события, которому посвящен этот документ? | Для включения сведений в отчет значимой является дата начала действия кадрового события, а не дата издания приказа о нем |
| Какие записи потребуется сделать в отчете, если кадровое событие вступило в силу с 01.01.2020? | В этом случае нужно отразить 2 записи: события, действующего с 01.01.2020, и события, предшествующего ему |
| Нужно ли показывать в СЗВ-ТД все кадровые события, имевшие место до 2020 года? | Нет. В отчете отражается только то кадровое мероприятие, благодаря которому сформировался статус работника, отвечающий дате 01.01.2020 |
| Имеет ли значение для отражения кадрового статуса по состоянию на 01.01.2020 давность последнего кадрового события? | Нет. Это событие следует показать применительно к тому году, в котором оно в действительности произошло |
| Как отразить в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 кадровое событие, отвечающее переименованию должности работника? | Если последняя запись в трудовой книжке, сделанная до наступления 2020 года, отражала факт изменения названия должности работника, то в СЗВ-ТД следует показать ту должность, которая действовала на 01.01.2020, с видом события «Перевод» |
| Какими будут отчеты по работнику, переведенному в феврале 2020 года на другую должность, а в марте подавшему заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? | В этом случае в отчете за февраль будет 2 записи: о переводе, сделанном в отчетном месяце, и о предшествующей ему записи, отражающей статус работника на 01.01.2020. А отчет за март будет содержать только дату подачи заявления в строке, соответствующей выбранному способу ведения трудовой книжки |
| Какому кадровому событию будет соответствовать реорганизация юрлица, проведенная путем присоединения? | Такого события в перечне кадровых мероприятий нет. По смыслу ему соответствует «Переименование», применяемое при изменении названия работодателя |
| Существуют ли какие-то требования в отношении указания номера организационно-распорядительного документа по кадровому событию? | Нет. Он приводится таким, каким отражается в самом организационно-распорядительном документе, вместе с буквенными символами и знаками препинания, использованными в этом номере |
| Как отражать месяц в дате рождения работника — цифрами или прописью? | В правилах заполнения отчета на этот счет конкретных указаний нет. Однако в примерах его оформления ПФР приводит эту запись с использованием буквенных обозначений |
| Обязательно ли внесение в отчет данных по трудовой функции работника? | Заполнение этого реквизита для 2020 года не является обязательным, вносится, если требуется указать конкретный вид выполняемой работы. Шифр кода трудовой функции придется заполнять только с 2021 года и лишь при его наличии |
Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника
В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить
Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.
Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2, утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что есть в базе на дату сдачи отчёта.
Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую фамилию.
«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.
Сотрудница сменила фамилию, но не получила новое свидетельство обязательного пенсионного страхования. В бухгалтерских документах фамилия была изменена, был отправлен отчет в ПФР по форме СЗВ-М с новой фамилией. За ошибочно сданную информацию ПФР оштрафовал юридическое лицо.
Можно ли возместить штраф с заработной платы сотрудницы?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Согласно позиции большинства судебных органов административный штраф, наложенный на работодателя, не может считаться прямым действительным ущербом, причиненным работником, в связи с чем на последнего не может быть возложена обязанность по возмещению уплаченной работодателем суммы штрафа.
Как следует из ст. 232, ст. 233 ТК РФ, сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
Работник может быть привлечен к материальной ответственности в случае причинения им работодателю прямого действительного ущерба. Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).
Ошибка в СЗВ-М. Есть ли вина сменившего фамилию работника?
эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Журнал «Актуальная бухгалтерия», N 7, июль 2017 г., с. 22-23.
Сотрудница сменила фамилию, но не получила новое свидетельство обязательного пенсионного страхования. В бухгалтерских документах фамилия была изменена, отчет по форме СЗВ-М был отправлен с новой фамилией. За ошибочно сданную информацию ПФР оштрафовал юридическое лицо. Можно ли возместить штраф с заработной платы сотрудницы?
Сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает его в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия)*(1).
Работник может быть привлечен к материальной ответственности в случае причинения им работодателю прямого действительного ущерба. Под прямым действительным ущербом понимают реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам*(2).
Существует практика признания суммы уплаченного работодателем административного штрафа прямым действительным ущербом, за причинение которого работник, причастный к совершению правонарушения, несет материальную ответственность*(3). Аналогичного мнения придерживается и Роструд*(4).
Однако в преобладающем большинстве случаев суды исходят из того, что административный штраф, наложенный на работодателя, не может считаться прямым действительным ущербом, причиненным работником, в связи с чем на последнего не может быть возложена обязанность по возмещению уплаченной работодателем суммы штрафа. В некоторых судебных решениях такой вывод обосновывается тем, что уплата штрафа не является реальным уменьшением наличного имущества работодателя*(5).
На взгляд авторов, более корректной является аргументация, основанная на том, что наказание, в том числе штраф, является установленной государством мерой ответственности лица, признанного виновным в совершении правонарушения, и не может быть переложено полностью или частично на другое лицо. Причиной появления у работодателя затрат в виде штрафа является его собственная вина в совершении правонарушения, поэтому работник виновным в таких затратах считаться не может. Взыскание с работника суммы штрафа означало бы уход работодателя от административной ответственности, что недопустимо*(6).
Также следует иметь в виду, что договорная ответственность работника перед работодателем не может быть выше, чем это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами*(7). Соответственно, если работник в силу закона материальную ответственность не несет, то его обязательство добровольно возместить ущерб не должно влечь правовых последствий в случае, если оно не будет выполнено.
Учитывая позицию большинства судебных органов, в приведенной ситуации взыскать с работницы административный штраф, наложенный на работодателя, нельзя.
Более того, по мнению авторов, в рассматриваемом случае поменявшую фамилию сотрудницу нельзя признать причастной к совершению правонарушения. Так, при смене фамилии действительно нужно получить новое свидетельство обязательного пенсионного страхования взамен старого с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета*(8).
Однако, как следует из формата представления сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М *(9), если новое свидетельство не оформлено, то в отчете отражают те данные, которые указаны в действующем свидетельстве (то есть прежнюю фамилию). При этом именно работодатель в лице уполномоченных сотрудников без учета этих требований отправил форму СЗВ-М с ошибками.
Важно! При обнаружении Фондом в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий между ними и сведениями, имеющимися у ПФР, уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся расхождений вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ч. 5 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).
В зависимости от вида ошибки страхователь представляет в ПФР форму СЗВ-М с указанием в ней одного из следующих кодов: «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период, или «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.
— в дополняющую форму включают данные только тех застрахованных лиц, которые не были отражены в исходной форме;
— в отменяющей форме указывают сведения только о тех лицах, данные которых были ошибочно внесены в исходную форму и в связи с этим подлежат удалению.
Например, ошибку, состоящую в несоответствии Ф.И.О. и СНИЛС, устраняют представлением дополняющей формы с кодом «доп» и верными данными работника. Остальных сотрудников в форму не включают. Если из-за ошибки в приеме первоначальной СЗВ-М отказано, то отчетность повторно представляют с типом «исхд» (исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период).
Заявление о смене фамилии
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Как формируется информация в СЗВ-ТД
СЗВ-ТД регламентирован Постановлением ПФР от 25.12.2019 г. № 730п. Документ заполняется на всех физлиц, с которыми оформлены трудовые отношения. В этот перечень включаются также совместители или работающие на удаленке.
Информация в СЗВ-ТД вносится на основании приказов или распоряжений руководителя, а также иных документов по кадровому учету. Отчетность заполняется по отдельности на каждого человека, если в отчетном периоде наступило хотя бы одно из кадровых событий — прием или расторжение договора, перевод, подача заявления о варианте трудовой книжки (на бумаге или электронно).
Кроме того, в СЗВ-ТД фиксируются иные ситуации, например:
- изменение названия работодателя;
- присвоение специальности, квалификационной категории, второй профессии;
- лишение работника права занимать конкретные должности или осуществлять определенную деятельность по решению суда.
Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.
Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.
Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:
- регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
- наименование организации (ФИО ИП);
- ИНН;
- КПП — только для организаций.
Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.
Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:
- фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
- дата рождения;
- СНИЛС
В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.
На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.
В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:
- Номер записи о кадровом мероприятии.
- Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
- Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
- Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
- Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
- Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
- Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
- Наименование документа-основания кадровых действий.
- Дата этого документа.
- Номер документа без указания значка «№».
- Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».
Зачем менять имя организации
Название фирмы – это не только ее «лицо» и узнаваемый бренд, это еще и законодательный акт. Присваивая имя организации, владельцы или учредители фиксируют его в различных законодательных документах, отличая себя таким образом от других юридических лиц. Помимо этого, название несет и психологический посыл.
По каким причинам может понадобиться «перекрестить» организацию:
- Желание руководителей. Если вдруг появилась новая интересная и яркая идея, наилучшим образом отвечающая деятельности организации, с чем согласны все учредители, то почему бы и не изменить устаревшее название?
- Диктуют рыночные тенденции. Экономические условия весьма динамичны, и их изменения могут потребовать и смены курса, что может выражаться в том числе и в названии.
- Реорганизация. Компания слилась с другой, разделилась, изменила направление деятельности – в любом случае старое название уже перестало отражать ее сущность и нуждается в замене.
- Решение суда. Иногда смена названия может быть вынужденной, например, если при его присвоении допущены ошибки либо оно сходно или тождественно с уже имеющимся именем другой организации.
Какова бы ни была причина переименования, производить его следует по одному и тому же алгоритму.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сообщаем об изменении фамилии в ФСС
В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).
В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:
-
штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
-
за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф 5 000 руб. за каждый выявленный случай;
-
штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.