Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Кассовый чек без товарного для авансового отчета 2022
Кассовый, в первую очередь, необходим для ведения налоговой отчетности, а вот товарный – непосредственно для физических лиц, совершивших покупку. Соответственно, они могут существовать как самостоятельно, так и дополнять друг друга.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
При получении товара (оказании услуги) покупателю выдаётся второй чек, даже если была произведена 100% предоплата и при получении заказа деньги не поступают. В случае если предварительная оплата вносилась несколькими платежами — на каждый приход денег необходимо оформить отдельный чек, и только при получении полной суммы формируется документ на окончательный расчёт. Значение «Признак способа расчёта» (тег 1214) зависит от вида предварительной оплаты.
Если предварительно была внесена полная стоимость, а также указано наименование продукции или услуги, в момент передачи товара производится зачёт аванса (Тег 1215). Для реквизита тега 1214 следует указать «Полный расчёт». В сумме расчёта по чеку отображается, что оплата прошла не наличными или безналичными, а зачётом аванса. Для этого сумма ранее внесённого предварительного платежа указывается в реквизите «сумма по чеку предоплатой (зачёт аванса)» (тег 1215).
При получении частичной предоплаты и доплаты в день выдачи товара (выполнения работы, оказания услуги). В значении реквизита «Признак способа расчёта» указывается «Предоплата», если наименование услуги заранее известно. При окончательном платеже с учётом ранее полученного аванса тег 1214 принимает значение «Полный расчёт». Сумма ранее внесённого предварительного платежа указывается в теге 1215.
Большинство магазинов сейчас практикуют отпуск продукции до того, как она будет полностью оплачена, а иногда даже и до стартового платежа. Для этого предусмотрены различные схемы, от оформления кредита или рассрочки до краткосрочного финансирования по системе BNPL (buy now pay later). Рассмотрим популярные формы взаимодействия между покупателем и продавцом в ситуациях, когда на момент выдачи товара производится неполная оплата, и какие чеки оформляются в этих случаях:
- После частичной предоплаты покупатель забирает заказ, а оставшуюся сумму выплачивает затем постепенно. В реквизите «Признак способа расчёта» следует указать «Частичный расчёт и кредит». В документе указывается размер первоначального платежа и сумма кредита, которую предстоит выплатить.
- Покупатель забирает товар или получает услугу без оплаты, вся сумма будет выплачиваться позднее. В чеке в реквизите «Признак способа расчёта» указывается «Передача в кредит» и приводится сумма кредита, подлежащего выплате.
- При каждом внесении платежа в счёт погашения задолженности необходимо оформлять фискальный документ с признаком способа расчёта «Оплата кредита». В чеке указываются два числа — размер взноса и сумма, которая осталась к выплате.
Если предварительная оплата и получение товара происходят в один день, допустимо оформление одного фискального документа. Также пользователи ККТ вправе пробить сразу чек на окончательный расчёт в момент получения полной предоплаты, если:
- для целей налогообложения организация или предприниматель отражают доходы кассовым методом (на дату получения денег);
- есть согласие (лучше письменное) покупателя на получение чека на полный расчёт в момент предварительного платежа.
Согласие покупателя удобно получить, внеся такой пункт в договор, оферту.
Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Если расчеты ведутся в безналичной форме, товарный чек может входить в пакет документов, подтверждающих отгрузку, наряду с накладной, актом передачи ценностей, счетом-фактурой. Здесь он применяется без кассового чека, который смысла при безналичных расчетах не имеет.
4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745). Среди новых реквизитов фигурирует «адрес сайта уполномоченного органа в сети Интернет (абзац шестнадцатый ст.
- форма расчета (наличными или электронно);
- рег. номер контрольно-кассовой машины, заводской номер фискального накопителя;
- сайт, где можно проверить подлинность чека;
- электронная почта продавца и покупателя, на которую можно отправить документ в электронной форме;
- адрес установки кассовой техники;
- QR-код для автоматического считывания данных чека, и др.
В настоящее время такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту), в перечне реквизитов, установленных ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ, содержится.
Документы к авансовому отчету требования
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
Если «подотчетник» расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет «в чистом виде» сделка граждан между собой.
Если QR-код отсутствует на чеке, как принять такие расходы?
Указанный QR-код — обязательный реквизит кассового чека (п.1 ст.4.7 закона № 54-ФЗ). Если он печатается, значит, онлайн-касса полностью соответствует требованиям закона. В данной ситуации не возникает вопроса о принятии в состав расходов суммы, подтвержденной правильным чеком.
Но бывают случаи, когда QR-код на чеке отсутствует. Минфин РФ разъясняет в своем письме № 03-03-06/1/78500 от 14.10.2019, что приложенные к авансовому отчету документы-подтверждения произведенных платежей, если оформлены с нарушением законодательства РФ, не подлежат включению в состав расходов при расчете налога на прибыль. Требование о соответствии документов, подтверждающих расходы, прописано в статье 252 НК РФ (п.1). По аналогии такие суммы не участвуют и в уменьшении налога при УСН (п.2 статьи 346.16 НК РФ).
Таким образом, кассовый чек без QR-кода не может быть использован для подтверждения произведенных расходов в налоговом учете. Причина — QR-код является обязательным реквизитом. И его отсутствие — нарушение законодательства РФ.
Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2022
Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:
Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.
Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО
Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.
ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.
Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:
- печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
- в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.
Преимущества для предпринимателей и организаций
Принятие авансового отчета с кассовым чеком без QR-кода в 2024 году принесет немало преимуществ предпринимателям и организациям.
Во-первых, данное обновление в законодательстве сократит время и усилия, затрачиваемые на формирование и обработку отчетности. Отсутствие необходимости генерировать и прикреплять QR-код на кассовый чек позволит сэкономить время кассиров и упростит процесс записи данных о продаже. Это особенно актуально для крупных организаций, работающих с большим объемом товаров или услуг.
Во-вторых, отказ от использования QR-кода на кассовом чеке упростит процессы взаимодействия с фискальными органами. Вместо необходимости проверять и декодировать QR-коды, фискальные органы смогут сфокусироваться на более важных аспектах контроля и анализа данных. Это повысит эффективность работы фискальных служб и упростит взаимодействие предпринимателей и организаций с ними.
Главная задача — сохранить безопасность данных
В связи с постоянным развитием технологий, особенно в сфере финансового обслуживания, сохранение безопасности данных становится все более важным аспектом ведения бизнеса. Особое внимание уделяется защите информации в финансовых операциях, а также при отправке отчетности, такой как авансовый отчет с кассовым чеком.
Введение дополнительных мер безопасности, таких как QR коды, позволяет повысить надежность передачи информации и предотвратить возможные утечки данных. QR коды представляют собой удобное и эффективное средство идентификации, которое также упрощает процесс анализа и обработки данных.
Однако, проведение дополнительной проверки QR кода может занять дополнительное время и нарушить принцип оперативности отправки отчетов. Поэтому, в 2024 году, было принято решение отказаться от использования QR кода на кассовых чеках в авансовом отчете, но сохранить высокий уровень безопасности данных.
Сохранение безопасности данных в авансовом отчете осуществляется путем использования шифрования информации, используя современные методы криптографии. Это позволяет обеспечить защиту конфиденциальности и целостности данных, предотвращая несанкционированный доступ и возможные фальсификации отчетности.
Товарные чеки для авансового отчета с
В соответствии с его нормами отсрочку до 1 июля 2022 года получили организации и ИП, применяющие ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 1-5, 10-14 п. 2 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ, в частности, оказание бытовых услуг по кодам видов деятельности в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, утвержденным Правительством РФ (оказание ветеринарных услуг; оказание услуг по ремонту, техническому обслуживанию и мойке автомототранспортных средств; оказание автотранспортных услуг по перевозке пассажиров и грузов и т.д.).
Кроме того, освобождены от онлайн-ККТ до 1 июля 2022 года ИП на ЕНВД, осуществляющие виды деятельности, перечисленные в подп. 6-9 п. 2 ст. 346.26 НК РФ, но только при условии отсутствия у них наемных работников. А именно: при розничной торговле, осуществляемой через магазины и павильоны с площадью торгового зала не более 150 квадратных метров. К этой же категории относится оказание услуг общественного питания: на объектах с площадью зала обслуживания посетителей не более 150 квадратных метров; на объектах, не имеющих зала обслуживания посетителей. Аналогично до 1 июля 2022 года могут не применять онлайн-кассы ИП на ПСН, которые: осуществляют бытовые услуги; сдают в аренду (наем) жилые и нежилые помещения или земельные участки; изготавливают изделия народных художественных промыслов; оказывают прочие услуги производственного характера (услуги по переработке сельскохозяйственных продуктов и даров леса, защите садов, огородов и зеленых насаждений от вредителей и болезней; изготовление валяной обуви; изготовление сельскохозяйственного инвентаря из материала заказчика; граверные работы по металлу, стеклу, фарфору, дереву, керамике; изготовление и ремонт деревянных лодок; ремонт игрушек; ремонт туристского снаряжения и инвентаря; услуги по вспашке огородов и распиловке дров; услуги по ремонту и изготовлению очковой оптики; изготовление и печатание визитных карточек и пригласительных билетов на семейные торжества; переплетные, брошюровочные, окантовочные, картонажные работы; зарядка газовых баллончиков для сифонов, замена элементов питания в электронных часах и других приборах); осуществляют ремонт ювелирных изделий, бижутерии; проводят монофоническую и стереофоническую запись речи, пения, инструментального исполнения заказчика на магнитную ленту, компакт-диск; осуществляют услуги по уборке жилых помещений и ведению домашнего хозяйства; оказывают услуги по оформлению интерьера жилого помещения и услуги художественного оформления; проводят занятия по физической культуре и спорту; оказывают услуги платных туалетов; оказывают услуги, связанные с обслуживанием сельскохозяйственного производства (механизированные, агрохимические, мелиоративные, транспортные работы); осуществляют занятие медицинской деятельностью или фармацевтической деятельностью (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); осуществляют частную детективную деятельность (при условии наличия лицензии на указанные виды деятельности); оказывают услуги по прокату; осуществляют экскурсионные услуги; оказывают обрядовые или ритуальные услуги; осуществляют сбор, обработку и утилизацию отходов, а также обработку вторичного сырья; а также некоторые другие виды деятельности.
Также могут еще год обойтись без ККТ ИП на патенте без работников, которые осуществляют розничную торговлю через объекты стационарной торговой сети с торговым залом не более 50 квадратных метров или не имеющие торговых залов.
Изменения в принимаемых чеках
С начала 2024 года в России вступили в силу изменения в порядке принятия чеков к авансовому отчету. Теперь сотрудникам компаний необходимо быть внимательными при выборе чеков, поскольку некоторые типы документов больше не принимаются.
Перечень чеков, которые допускаются к авансовому отчету, был значительно сокращен. Теперь сотрудникам необходимо обращать внимание на следующие типы чеков:
| Тип чека | Краткое описание |
|---|---|
| Электронный чек | Чек, выдаваемый в электронной форме при оплате товаров или услуг. |
| Бумажный чек | Чек, выдаваемый на бланке или кассовом аппарате с использованием специальных термонаклеек. |
| Чек-кассовый чек | Чек, выдаваемый кассовым аппаратом при оплате наличными деньгами. |
| Чек-терминальный чек | Чек, выдаваемый платежным терминалом при оплате банковской картой. |
Согласно действующему законодательству, чеки, используемые для подтверждения затрат в авансовом отчете, должны храниться определенное время. С 1 января 2024 года срок хранения чеков составляет 4 года.
Важно помнить, что срок начинает идти с конца года, в котором был подан авансовый отчет. Например, если вы подали отчет в 2025 году, то чеки, подтверждающие затраты, должны храниться до конца 2028 года.
Чеки следует хранить в оригинальном виде, без искажений или повреждений. В случае необходимости предоставления чеков в налоговые органы или другие контролирующие органы, они должны быть читаемыми и содержать всю необходимую информацию.
Для облегчения хранения и поиска чеков рекомендуется создать электронные копии и сохранять их на надежных электронных носителях. Такой подход обеспечит сохранность чеков в случае их повреждения или утраты оригиналов. Но даже в этом случае важно сохранить оригиналы чеков в хорошем состоянии на период их срока хранения.
Соблюдение сроков хранения чеков является обязательным требованием законодательства и поможет в случае проведения проверок, аудитов или необходимости предоставления документов для получения компенсации.
С 1 января 2024 года для принятия к авансовому отчету от ИП будут действовать новые правила. Вместо обычных кассовых чеков теперь следует принимать фискальные чеки. Это связано с введением нового Федерального закона «О контроле за оборотом денежных средств».
Фискальные чеки – это новый вид документов, который содержит информацию о продавце, покупателе, товаре или услуге, а также сумму платежа и дату его осуществления. Фискальные чеки вводятся с целью обеспечения эффективного контроля за наличными расчетами между ИП и его покупателями.
Фискальные чеки должны быть выданы продавцом на каждую покупку и содержать подпись продавца. Покупатель обязан сохранять фискальные чеки и предоставить их ИП вместе с авансовым отчетом. ИП в свою очередь обязан проверить правильность и полноту предоставленных фискальных чеков и внести их данные в авансовый отчет.
Принимая фискальные чеки к авансовому отчету с 1 января 2024 года, ИП сможет обеспечить прозрачность финансовых операций и избежать возможных штрафов. Рекомендуется вести тщательный учет и хранение фискальных чеков, чтобы быть готовым к проверкам со стороны налоговых органов.
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2022 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.
- получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-Р-Р-6/7859);
- для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Как Принимать Кассовые Чеки От Подотчетного Лица С 1 Июля 2022 Года
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Учреждение вправе принять к учету расходы, осуществленные подотчетным лицом на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и кассового чека, содержащего обязательные реквизиты.
Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бюджетном учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2022 N 157н, далее — Инструкция N 157н). Не допускается принятие к учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2022 N 402-ФЗ, далее — Закон N 402-ФЗ). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 7 Инструкции N 157н.
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, предоставленные подотчетными лицами, должны подтверждать:
— получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
— факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
По общему правилу, при проведении расчетов организации обязаны применять ККТ и выдавать кассовый чек (п.п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2022 N 54-ФЗ, далее — Закон N 54-ФЗ).
Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета с клиентом (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ). В кассовом чеке отражаются сведения об этом расчете. Кассовый чек должен содержать реквизиты, установленные ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ (смотрите также письма Минфина России от 02.05.2022 N 03-01-15/26812, от 10.04.2022 N 03-01-15/21286). В частности, в кассовом чеке обязательно указывается наименование товаров, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС, а также форма и сумма расчета.
В то же время законом предусмотрены исключения из данного правила — контрольно-кассовая техника может не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями:
— в случае осуществления видов деятельности или оказания услуг, ограниченных п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ;
— в силу особенностей местонахождения в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ.
Кроме того, до 1 июля 2022 года, а в установленных случаях и до 1 июля 2022 года выдача товарного чека подотчетному лицу возможна тогда, когда он приобрел товары у лиц, применяющих специальные налоговые режимы в виде патентной системы налогообложения или ЕНВД при осуществлении определенных видов деятельности (части 7, 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ, письмо ФНС России от 12.09.2022 N ЕД-3-20/6095@).
Также отметим, что согласно ст. 493 ГК РФ, если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (смотрите письмо Минфина России от 16.08.2022 N 03-01-15/52653).
Таким образом, кассовый чек является одним из первичных документов, на основании которого подотчетное лицо может подтвердить факт оплаты товары, приобретенного по договору розничной купли-продажи, который автоматически считается заключенным в устной форме. Отсюда следует, что учреждение вправе принять к учету расходы подотчетного лица на основании Авансового отчета (ф. 0504505) и предоставленного кассового чека, содержащего обязательные реквизиты.